Tipps für mehr Produktivität -Tipp Nr. 1: 4 Wege zum leeren Posteingang!

Ich kenne kaum jemanden, für den Zeit kein kostbares Gut ist, denn fast immer haben wir gefühlt zu wenig davon.

 

Ich selbst hatte auch immer den Eindruck, dass ich viel zu viel Zeit vergeude, und ich fühlte mich aufgrund meines mangelnden Selbstmanagements ständig gestresst. In meinem Posteingang befanden sich unzählige gelesene und ungelesene E-Mails, die ich ständig überflog. Immer wieder versuchte ich, sie in einer Art von Ordnerstruktur sinnvoll zu verstauen – mit mehr oder weniger grossem Erfolg.

 

Vor jeder Informationssuche in meinem Posteingang graute es mir. Ständig checkte ich meine E-Mails, legte Sie aber nicht gleich ab, sondern liess Sie im Posteingang. Am Ende sah mein Posteingang meistens so aus:

 

 

Kein Wunder, dass ich E-Mails nicht rechtzeitig beantwortete oder Aufgaben zu spät erledigte. Das Chaos in meinem Posteingang führte dazu, dass ich mich nur selten gut vorbereitet fühlte oder im Zeitplan war.

 

Um dieses Problem zu lösen, suchte ich zunächst nach Tipps zur Steigerung der Produktivität und stiess 2002 auf mehrere Artikel über die Selbstmanagement-Methode von David Allen namens «Getting Things Done», kurz GTD.

 

Ihnen jetzt zu erklären, wie dieses Buch mein Leben verändert hat, würde den Rahmen dieses Blogbeitrags sprengen. Eines kann ich Ihnen jedoch versichern: Gutes Selbstmanagement ist keine Hexerei und beseitigt unnötigen Stress nachhaltig.

 

Aufgrund des Platzmangels beschränke ich mich in meinem Artikel auf die wesentlichen Aspekte meiner persönlichen Umsetzung der GTD-Methode.

 


Einige grundlegende Tipps vorab

 

Tipp 1: Prüfen Sie Ihre E-Mails zwei bis vier Mal am Tag.

Viele Menschen haben Ihren Posteingang im Hintergrund ständig geöffnet und prüfen ihn laufend auf neue E-Mails. Im Vergleich dazu, wie wir das beim guten alten Briefkasten vor der Tür handhaben, erscheint dieses Verhalten regelrecht zwanghaft. Stellen Sie sich vor, Sie gehen alle 15 Minuten zum Briefkasten, öffnen die neue Post und legen sie dann wieder zurück in den Briefkasten.

 

Ich prüfe meinen Posteingang daher nur zwei bis vier Mal am Tag: morgens, wenn ich meinen Arbeitstag beginne und gegen 11 Uhr, sowie nach der Mittagspause und um 16 Uhr. Ich öffne meinen Posteingang nur, wenn ich genug Zeit habe, ihn vollständig zu leeren. Das dauert maximal 30 Minuten (manchmal auch nur 5 Minuten).

 

Ihr Posteingang sollte nach jedem Check wieder auf null stehen.

 

Natürlich kommt dies auf die Art und Weise Ihres Jobs an. Arbeiten Sie als Beispiel in einem IT-Support-Team, gelten andere Regeln. Dann müssen die E-Mails meistens sofort abgearbeitet werden.

 

Tipp 2: E-Mail-Benachrichtigungen ausschalten

E-Mails sind nie «dringend». Für dringende Angelegenheiten gibt es Telefone. Wenn etwas wirklich eilt, erhalten Sie einen Anruf. Oder eine Textnachricht. Glauben Sie mir: Eilanfragen erreichen Sie auch ausserhalb Ihres Posteingangs.

 

Deaktivieren Sie also die entsprechenden Benachrichtigungen. Diese lenken Sie nur ab, unterbrechen Sie ständig bei dem, was Sie tun, und beeinträchtigen die Qualität Ihrer Arbeit. (Und wenn wir schon dabei sind: Schalten Sie doch auch alle anderen Benachrichtigungen oder zumindest die meisten davon ab. Sie werden es mir danken.)

 

Tipp 3: Reduzieren Sie Spam-E-Mails mit Filtern

Die meisten E-Mail-Programme haben solche Filter, und einige davon sind richtig gut. Schauen Sie sich Ihre E-Mail-Software genauer an, und finden Sie heraus, wie Sie diese Filter verfeinern können.

 


Die 4 Wege zum leeren Posteingang

 

Ich verwende die GTD-Methode für einfach alles: für E-Mails, Textnachrichten, Gespräche, Ideen, Websites und vieles mehr. Um diesen Beitrag jedoch nicht zu überladen, beschränke ich mich hier auf die Flut an E-Mails, die uns regelmässig heimsucht.

Mit der GTD-Methode bekommen Sie ganz unterschiedliche Anfragen besser in den Griff und organisieren Ihre Aufgaben im Handumdrehen.

 

Für jedes E-Mail, das Sie bekommen, entscheiden Sie sich für eine der folgenden vier Handlungen:

 

Sofort erledigen

Hier gibt es nur eine simple Regel: Sofort erledigt werden nur Aufgaben, die nicht mehr als zwei oder drei Minuten in Anspruch nehmen. Ein Beispiel: «Lieber Nicolas, könntest du mir bitte die Präsentation von letzter Woche schicken?» Sobald das erledigt ist, lösche oder archiviere ich das E-Mail.

 

Später erledigen

Sobald etwas mehr als drei Minuten braucht, kommt es in meinen Kalender. Weniger dringende Anfragen wandern in meine To-do-App. Um diese Anfragen kümmere ich mich, wenn ich mal freie Zeit habe. Sobald die Aufgabe eingeplant ist, lösche oder archiviere ich das dazugehörige E-Mail.

 

Delegieren

Brauche ich für eine Aufgabe etwas von jemand anderem, leite ich das E-Mail an diese Person weiter. Ich versuche, dabei möglichst konkret zu sein. Ein Beispiel: «Könntest du diese Aufgabe bitte übernehmen und mich auf dem Laufenden halten?» Oder noch besser: «... mir bis Freitag, den soundsovielten, Bescheid geben?» Mein E-Mail-Programm hat eine «Schlummer»-Funktion, die mir das E-Mail zu einem frei wählbaren späteren Zeitpunkt noch einmal anzeigt. So vergesse ich die Aufgabe nicht und kann sichergehen, dass alles erledigt wurde. Wenn Sie diese Funktion nicht haben, tragen Sie sich eine Erinnerung im Kalender ein, schreiben Sie die Aufgabe auf Ihre To-do-Liste, oder kennzeichnen Sie das E-Mail auf irgendeine Art und Weise, bevor Sie es löschen oder archivieren.

 

Löschen (oder archivieren)

Beinhaltet ein E-Mail keine Aufgabe für Sie, oder sind Sie nicht sicher, was Sie damit tun sollen, löschen oder archivieren Sie es. Kein E-Mail bleibt in Ihrem Posteingang. 80 Prozent unserer E-Mails können gelöscht werden. Löschen wir sie nicht, ist es nur eine Frage der Zeit, bis uns die E-Mail-Flut wieder überschwemmt. Das Gefühl der Erleichterung, das Sie überkommt, während Sie Ihren Posteingang ausräumen, wird Sie überraschen. Ich bin regelrecht süchtig nach dem E-Mail-Löschen-Knopf. Mit der Zeit habe ich gelernt, dass es keinen Grund gibt, alle meine E-Mails aufzubewahren. Vieles ist heutzutage im Internet schnell gefunden, und die meisten Infos brauche ich später ohnehin nicht mehr. Ich weiss, dass viele von Ihnen Angst haben, Dinge zu löschen. Man weiss ja nie ... Machen Sie einfach einen Ordner namens «Archiv» und ziehen Sie alle E-Mails dort hinein. Bei Bedarf finden Sie dort mit der Suchfunktion alles wieder schnell und einfach. Sie können mir aber glauben, wenn ich sage, dass Sie die Suchfunktion so gut wie nie brauchen werden.

 

Ein leerer Posteingang ist der erste Schritt zum erfolgreichen Selbst- und Zeitmanagement. Er gibt Ihnen das grossartige Gefühl, wieder alles im Griff zu haben.

 


Aber Achtung: Ganz ohne Disziplin geht es nicht!

Für neue Gewohnheiten braucht es Zeit und Durchhaltevermögen. Studien haben gezeigt, dass es drei bis sechs Monate dauern kann, bis neue Handlungsweisen zur Gewohnheit werden. Halten Sie also an Ihrem Plan fest, und wenn Sie für ein paar Tage abschweifen, fangen Sie einfach wieder von vorne an. Sie werden Ihr Ziel erreichen, und das befreiende Gefühl am Ende ist jede Mühe wert.

 

Hier geht's zu Tipp Nr. 2.