Conseils de productivité n⁰ 1: La méthode des 4D vous aidera à reprendre le contrôle de votre boîte mail!

Pour presque tout le monde sur cette planète, la gestion du temps est un véritable défi. Tant de choses à faire, et si peu de temps disponible.

 

Personnellement, j’avais l’impression que mon manque d’organisation personnelle me faisait perdre beaucoup de temps et me causait du stress en permanence. Ma boîte de réception débordait d’e-mails lus et non lus, que j’essayais d’organiser et parfois d’archiver de manière structurée, mais souvent sans succès.

 

Chaque fois que je devais chercher quelque chose de précis dans ma boîte de réception, je savais que ça allait être un cauchemar. Je surveillais régulièrement mes e-mails mais je ne les classais pas vraiment, je les laissais simplement ouverts dans ma boîte de réception... qui ressemblait à peu près à ça:

 

 

Autant dire que je ne répondais par toujours à temps à mes e-mails, que j’accumulais du retard sur certaines tâches, etc. Le chaos dans ma boîte mail me donnait l’impression de constamment courir après le temps, et surtout d’être très mal organisée.

 

Afin de résoudre ce problème, j’ai commencé en 2002 à faire des recherches sur les astuces pour augmenter sa productivité, et à lire des articles sur la méthode GTD (Getting Things Done de David Allen).

 

Un simple article de blog ne suffirait pas à vous expliquer à quel point ce livre a changé ma vie, mais honnêtement, il est très facile de mettre en place une bonne organisation personnelle, et cela permet de réduire grandement le stress.

 

Dans cette publication, je me concentrerai sur un aspect précis de la productivité, un véritable pilier de mon approche de la méthode GTD.

 


Quelques conseils pour commencer

 

Conseil n°1: vérifiez vos e-mails deux à quatre fois par jour maximum

Je vois beaucoup de gens garder leur boîte mail ouverte en permanence, et vérifier de temps en temps si un nouveau message est arrivé. Comparé à la manière dont nous gérons notre boîte aux lettres à la maison, ce comportement paraît un peu étrange, non? Imaginez que vous vous rendiez à la boîte aux lettres toutes les 15 minutes, que vous ouvriez le courrier, puis que vous le remettiez dans la boîte systématiquement…

 

C’est pour cette raison que je ne vérifie mes e-mails que deux à quatre fois par jour, en début de journée et vers 11 heures ainsi qu’après la pause de midi autour des 16 heures. Je n’ouvre ma boîte de réception que si je dispose de suffisamment de temps pour la vider complètement, ce qui prend trente minutes tout au plus (parfois, cela ne prend que cinq minutes).

 

Si vous vérifiez vos e-mails, l’objectif doit être de vider la boîte de réception.

 

Bien entendu, cela dépend de la nature de votre travail. Si vous travaillez comme exemple en tant que support informatique, différentes règles s’appliquent. Dans ce cas-là, les e-mails doivent généralement être traités immédiatement.

 

Conseil n°2: désactivez les notifications d’e-mail

Les e-mails ne sont jamais «urgents». S’il y a urgence, les gens appellent ou envoient un SMS... Croyez-moi, si une nouvelle est urgente, elle trouvera toujours le moyen de vous parvenir.

 

Pensez donc à désactiver ces notifications car elles sont une source de distraction et d’interruption, susceptible d’affecter la qualité de votre travail (pendant que vous y êtes, désactivez aussi la plupart – sinon toutes – les notifications des autres applications, vous me remercierez un jour!).

 

Conseil n°3: optimisez les filtres de votre boîte mail pour réduire au maximum les courriers indésirables ou spams

La plupart des systèmes de boîte mail sont munis de ces filtres, et certains d’entre eux sont vraiment excellents. Renseignez-vous sur le système que vous utilisez pour voir comment vous pouvez optimiser ces filtres. Examinez de plus près votre logiciel de messagerie et découvrez comment affiner ces filtres.

 


Trier vos e-mails à l’aide de la méthode des 4 D

 

Bien que j’applique cette méthode à presque tout – e-mails, messages, conversations, idées, sites web –, je vais me limiter dans cette publication aux problèmes que me pose ma boîte mail.

Comme vous allez le voir, cette méthode aide à se lancer et permet de s’organiser en un rien de temps.

 

Pour chaque e-mail que vous recevez, l’une des actions suivantes s’applique:

 

Do now (Agir maintenant)

Celle-ci est simple. Si je reçois un e-mail que je peux traiter en deux à trois minutes, je le fais immédiatement. Une fois que c’est fait, c’est fait. (ex.: «Cher Nicolas, pourrais-tu m’envoyer la présentation que tu as faite la semaine dernière?») Une fois que j’ai traité cette tâche, je supprime ou archive l’e-mail.

 

Do later (Agir plus tard)

Lorsque l’action requise nécessite plus de temps, je l’inscris dans mon agenda. Si c’est peu urgent, je l’ajoute à mon outil de gestion des tâches et je la traiterai quand j’aurai du temps libre. Une fois que j’ai planifié l’action, je supprime ou j’archive l’e-mail.

 

Delegate (Déléguer)

Lorsqu’un e-mail requiert l’action d’une autre personne, je la lui transfère. J’essaie d’être la plus précise possible sur mes attentes (ex.: «Pourriez-vous traiter cette tâche et me tenir au courant, ou mieux encore, fixer une échéance?»). Ma boîte mail comporte un bouton «Rappel» qui permet de recevoir à nouveau un e-mail au moment voulu. Cette fonction m’aide à suivre et à m’assurer que la tâche escomptée est effectuée. Si votre boîte mail ne dispose pas de cette fonction, inscrivez un rappel dans votre agenda, dans votre outil de gestion des tâches, ou marquez l’e-mail puis supprimez-le ou archivez-le.

 

Delete (Supprimer – ou archiver)

Si un e-mail ne nécessite aucune action de votre part, ou si vous n’êtes pas sûr-e de ce que vous devez en faire, supprimez-le ou archivez-le pour pouvoir vous y référer ultérieurement.  Ne le conservez en aucun cas dans votre boîte de réception. 80% de nos e-mails peuvent être supprimés. Le fait de ne pas les supprimer explique principalement pourquoi nous nous sentons dépassés par notre boîte de réception. Vous serez étonné-e du soulagement que vous éprouverez une fois que vous aurez entamé ce grand nettoyage. Je suis totalement accro au bouton «Supprimer». Avec le temps, j’ai compris qu’il n’y avait aucune raison de conserver tous mes e-mails. Toutes les informations sont disponibles sur Internet et de toute façon, je ne m’en sers généralement plus jamais. Je sais que beaucoup d’entre vous redoutent de supprimer quoi que ce soit, juste au cas où, n’est-ce pas? Eh bien, créez un dossier «Archive» et placez tous vos e-mails dedans. La fonction de recherche de votre boîte mail vous permettra de retrouver facilement tout ce dont vous avez besoin dans les archives. Mais croyez-moi, vous n’en aurez probablement plus jamais besoin!

 

Disposer d’une boîte de réception vide est la première étape pour faire avancer les choses et optimiser son temps. Cela donne également le sentiment de reprendre le contrôle de son organisation.

 


Attention toutefois, vous devrez faire preuve d’une certaine discipline!

Prendre de nouvelles habitudes demande du temps et une certaine discipline. Plusieurs études ont montré qu’il pouvait s’écouler trois à six mois avant qu’une nouvelle méthode ne devienne une habitude. Alors tenez-vous en à votre objectif et si vous rencontrez des difficultés pendant quelques jours, recommencez, tout simplement. Vous finirez par y arriver et cela vous soulagera beaucoup!