Consigli per essere più produttivi – No 1: Le 4 D che la aiuteranno a smaltire la posta elettronica in arrivo!

Per praticamente chiunque su questo pianeta, il tempo è sempre tiranno. Così tante cose da fare, così poco tempo.

 

Personalmente avevo l’impressione di sprecare davvero tanto tempo e mi sentivo perennemente stressata a causa della mie scarse abilità personali a livello organizzativo. La mia casella di posta elettronica conteneva migliaia di e-mail lette e non lette che cercavo di filtrare o che archiviavo saltuariamente in una sorta di mappe strutturate, con scarso successo.

 

Ogni volta che dovevo cercare qualcosa nella posta elettronica, sapevo che sarebbe stato un incubo. Controllavo regolarmente le e-mail, ma non le archiviavo, lasciandole aperte nella posta in arrivo... La mia inbox era praticamente così:

 

 

Inutile dire che non riuscissi a rispondere in tempo ad alcune e-mail, che alcune cose venissero fatte in ritardo e via dicendo. Il caos della mia posta in arrivo mi faceva sentire perennemente indietro sulla tabella di marcia e perlopiù impreparata.

 

Per affrontare il problema, nel 2002 iniziai a fare alcune ricerche su come migliorare la produttività e iniziai a leggere sul metodo GTD (Getting Things Done - Detto, Fatto!, di David Allen).

 

Spiegare in un singolo post sul blog, con tutti i limiti del caso, come questo libro mi abbia cambiato la vita è impossibile, ma posso affermare in tutta onestà che una buona organizzazione personale sia davvero semplice e permetta di alleviare una tonnellata di stress indesiderato.

 

In questo post mi limiterò a porre l’accento su un determinato aspetto della produttività, un vero caposaldo nel mio approccio personale al metodo GTD.


Alcuni consigli per iniziare

 

Consiglio #1: controlli le e-mail tra 2 e 4 volte al giorno

Vedo molte persone con il programma di posta elettronica sempre aperto, per controllare che non sia arrivato nulla. Se paragoniamo questo atteggiamento a come controlliamo la cassetta delle lettere a casa, ci renderemo conto che ciò può sembrare alquanto strano. Immagini di andare a controllare la cassetta delle lettere ogni 15 minuti, aprire la posta e rimetterla nella cassetta.

 

Per questo motivo controllo le e-mail solo due, massimo quattro volte al giorno: a inizio giornata, verso le 11 di mattina, dopo la pausa di pranzo e alle 16 nel pomeriggio. Apro la posta elettronica solo quando ho abbastanza tempo per evaderla completamente, un compito che in genere richiede al massimo 30 minuti (a volte solo 5 minuti).

 

Se si controlla la posta elettronica, l’obiettivo è avere 0 nuove e-mail nella posta in arrivo.

 

Naturalmente questo dipende dal proprio lavoro. Se lavora come esempio in un team di supporto IT, si applicano regole diverse. In questo caso le e-mail devono essere elaborate immediatamente.

 

Consiglio #2: disattivare le notifiche della mail

Le e-mail non sono mai «urgenti», ecco perché abbiamo i telefoni. Se è una cosa urgente, Le telefoneranno, o Le scriveranno un messaggio... Mi creda, le notizie urgenti trovano sempre il modo di raggiungerla.

 

Quindi, disattivi le notifiche perché di fatto sono fonte di distrazione ed essere ripetutamente interrotti ridurrà sicuramente la qualità del proprio lavoro (e già che c’è, disattivi anche la maggior parte delle notifiche, se non tutte, delle altre app. Mi ringrazierà!)

 

Consiglio #3: ottimizzare i filtri della posta elettronica per ridurre al minimo spam

La maggior parte dei programmi di posta elettronica dispongono di questi filtri e alcuni funzionano proprio bene. Controlli il software di posta elettronica per vedere come poter ottimizzare questi filtri.

 


Fare ordine nelle e-mail con l’approccio delle 4D

 

Sebbene personalmente applichi questo metodo a quasi tutto, dalle e-mail a messaggi, conversazioni, idee e siti web, limiterò questo post all’enigma della casella di posta in arrivo.

Come potrà vedere, questo metodo semplifica notevolmente il criterio alla base dell’approccio «detto, fatto», consentendole di organizzarsi in men che non si dica.

 

Per ogni e-mail ricevuta, applicare una delle seguenti regole:

 

Do now (Agire ora)

Questa è facile. Se ricevo un’e-mail per la cui risposta sono necessari meno di 2-3 minuti, mi attivo immediatamente: fatto è fatto. (Ad es. Caro Nicola, potresti cortesemente inviarmi la presentazione che hai tenuto la scorsa settimana?) E dopo aver risposto, cancello l’e-mail o la archivio.

 

Do later (Rimandare a dopo)

Quando la risposta richiede più tempo, me lo segno sul calendario. Se è meno urgente, la aggiungo nell’app delle cose da fare e la farò quando avrò del tempo libero. Una volta programmata l’azione, cancello l’e-mail o la archivio.

 

Delegate (Delegare)

Quando il contenuto di un’e-mail richiede l’intervento di qualcun altro, inoltro l’e-mail alla persona interessata. Cerco di spiegare cosa mi aspetto (ad es. Potresti per favore terminare questo incarico e tenermi aggiornata, o ancora meglio, dare una scadenza). Il mio programma di posta elettronica è dotato di tasto «snooze», che consente di mostrare nuovamente l’e-mail quando desidero così da poter stare al passo con l’incarico e assicurarmi di svolgerlo. Se il Suo programma di posta elettronica non ha questa funzione, imposti un promemoria nel calendario, lo inserisca tra le cose da fare, oppure contrassegni l’e-mail e poi la archivi, o la cancelli.

 

Delete (Cancellare), oppure archiviare

Se un’e-mail non richiede un’azione o se non sa cosa fare, la cancelli o la archivi per un uso futuro.  Non la lasci per nessun motivo nella posta in arrivo. L’80% delle nostre e-mail possono essere cancellate e non farlo è il motivo principale per cui poi ci sentiamo inondati dalla posta in arrivo. La sensazione di sollievo che proverà quando inizierà a fare questo tipo di pulizia la sorprenderà. Io adoro «fare piazza pulita». Con il tempo ho imparato che non c’è motivo per tenere tutte le e-mail. Tutte le informazioni sono facilmente reperibili su Internet e non mi capita mai di averne bisogno nuovamente. So che molti hanno paura di cancellare cose perché non si mai. Giusto? Beh, crei una cartella, la chiami «archivio» e butti tutto lì. La funzione di ricerca del programma di posta elettronica troverà facilmente qualunque cosa di cui ha bisogno in archivio. Ma mi creda, probabilmente non ne avrà mai bisogno!

 

Tenere la posta in arrivo sempre pulita è il primo passo alla base dell’approccio «detto, fatto» e per ottimizzare il proprio tempo. E offre anche quella stupenda sensazione di essere di nuovo padrone della propria organizzazione.

 


Ma attenzione, occorre un po’ di disciplina!

 

Imparare nuove abitudini richiede tempo e disciplina. Degli studi hanno dimostrato che possono volerci dai 3 ai 6 mesi prima che un nuovo approccio diventi un’abitudine. Quindi si attenga al programma e se per alcuni giorni sgarra, ricominci daccapo. Alla fine riuscirà e si sentirà molto sollevato.

 

Leggere il consiglio No 2 qui.